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勤怠管理システムの制作|知っておくべきポイントとは?

勤怠管理システムの制作には、単にプログラミングの知識だけではなく、どういったシステムが現場で求められているのかを明確に知っておく必要があります。

こちらでは勤怠管理システムの制作において、重要となってくる注目するべき項目を実際に導入される企業及び、そこに帰属する社員目線で解説しています。

これからシステム開発をご検討されている人、開発に着手するも方向性等で悩まれている人にとってお役に立つ情報をお送りいたします。

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勤怠管理とは?

勤怠管理とは、勤務日や欠勤日、休憩や早退、出社や退社時間と言った社員の勤怠状況を端的に分かりやすく、客観視できる形で管理することを表します。

勤怠管理の重要性

誰が見ても、対象人物の勤怠状況がひと目で分かる様に、勤務実態を透明化する勤怠管理は、客観的な事実を提示する上で欠かせない物です。

労働する上で何らかの問題が発生した際、双方にとって明確な証明となるため、勤怠管理は企業、そして全社員にとって保証となるツールと言えるでしょう。

また勤怠は、帰属される全社員の給与や手当に直結するため、信用のおける管理方法が必要とされます。

正確な勤怠管理が難しい理由

社員数が増えれば増えるほど、正確な勤怠を管理することは難しくなります。それは、以下の3つの理由から説明できます。

  1. 雇用形態の違い
  2. 雇用する全社員と言った場合、そこには正社員の他、契約社員や派遣社員、パート、アルバイトなど多くの雇用形態が含まれます。

    それぞれの雇用形態で、勤務時間や勤務日数、休憩時間などが異なるため、結果、正確な勤怠管理が難しくなる要因となります。

  3. 勤務形態の違い
  4. 正社員とアルバイトとでは、残業や早出、出張などの関係で勤務時間が違います。またシフト制であったり、休日出勤の有無がありますので、勤務日数も当然変わってきます。

    さらに休暇取得の状況も労働されている皆様、それぞれで違ってきます。勤務形態が違うことは、正確な勤怠管理を行う上での障害となります。

  5. 社員の打刻忘れ
  6. 人為的なミスと言えばそれまでですが、出退勤時、タイムカードの打刻を忘れる社員がいるのは珍しいことではありません。

    退勤時刻に関して言えば、あえて遅く打つ社員がいる場合もあります。さらに遅刻してくる社員のため、代刻(本人ではない人間が代わって打刻を行うこと)をするケースだってあります。

    また直行直帰の場合、正確な打刻が物理的に不可能だと言えるでしょう。こうした社員の打刻忘れなどは、正確な勤怠管理の妨げとなります。

勤務を管理するシステムとは、こうした様々な勤務状況を数字としてデータ化する必要があります。


勤怠管理システムの機能

現在の勤怠管理システムは、ICカードや指静脈、モバイルツールと使った打刻、リアルタイムで勤務状況を確認、休暇や残業の申請処理など機械的で合理的な管理が必要とされます。

日次勤怠

出勤している全社員の勤務状況をリアルタイムで確認することが望まれます。出勤・退勤、遅刻・早退の管理はもちろん、休憩・一時的な外出と言った可視化の難しい時間に関しても端的に把握する必要があります。

時間的にも負担のかかるタイムカードを見ての勤務時間集計も、勤怠管理システムを導入されることで軽減が期待されます。

承認・申請機能

承認・申請機能を開発する勤怠管理システムに盛り込むことで、各社員の残業や休日出勤の申請及び、承認を可視化することが出来ます。

また有給休暇の残り日数なども簡単に確認することが出来るシステムを追加すると、管理する企業はもちろん、働く社員にとっても安心できる職場環境が整えられます。

この申請・承認機能は、長時間労働を逐一把握することが出来るため、過重労働、ひいては過労死の予防へと繋がると期待されます。

勤怠データの分析・集計機能

新たに勤怠管理システムを制作する場合、各社員ごとの働き方を分析し、それをデータとして蓄積するものがオススメです。

集計して得られた勤怠データが、各部署ごとでの区分けが可能であれば、それぞれの部署による働き方の違いを透明化することになり、社員同士の不満を解消することに繋がります。

また遅刻や残業の多い社員をチェックする機能を設けることで、企業側は端的に集計されたデータを提示することができ、勤務状況の改善を促しやすくなるので喜ばれます。

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勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入することは、企業にとって大きなメリットがあります。それに伴い、社員にとっては働きやすい環境作りに繋がります。

業務効率化

勤怠管理システムの導入は、各部署、各社員の勤務状況を数字として記録すること、作業時間を見直し、道理的な削減を検討する機会を得ることなどが期待されます。

今までならば紙媒体で残していたデータも、パソコン上でのデジタル管理が可能になるため、大幅なコストカットが可能になることも大きなメリットでしょう。

またシステムで一括管理することで、データ入力作業も不必要となり、人員削減だけではなく、人為的なミスを減らすことが出来る点も喜ばれています。

正確な人件費の把握

勤怠管理システムは人為的な改ざんが難しい為、正確な出勤時間や退勤時間の把握が可能です。

それを踏まえて、人為的なミスとして日常的に起こる打刻漏れや不正打刻を的確に見つけ出し、確認することが出来る勤怠管理システムが求められます。

また全社員の勤怠情報をリアルタイムで確認することが出来るシステムを組み込むことで、改善点を明確に把握することが出来ると喜ばれます。

さらに大きなメリットとして、残業や休日出勤と言った通常の給与に+αされた賃金が発生する状況において、その勤務時間の計算をスムーズに行える点もシステムの強みを活かせる部分です。

こうした細部に渡る勤怠管理が、正確な人件費の把握、コスト削減へと繋がるため、システムは導入されています。

勤怠データの活用

勤務超過などの過重労働に対して、事態が悪化する前に適切な対応を取ることが出来るのも勤怠データを管理するメリットの一つです。

勤怠データの分析や集計により、残業者の多い部署には適切な人員補給が行え、近年、問題視される長時間労働への迅速な対処が可能になるのも、システム導入の強みと言えるでしょう。

これから勤怠管理システムを開発されるあなたには、ご紹介したメリットの導入をオススメします。


勤怠管理システムの導入に際して

勤怠管理システムは、今までであれば分かりにくかった全社員の勤務実態を把握することができ、それを共有することが出来ます。

多くのメリットがある反面、管理と言う言葉に反感を覚える社員が少なからずいることも、システム導入に当たっては知っておく必要があるでしょう。

勤怠管理システムを開発する際は、これらを踏まえて制作して頂けましたら幸いです。

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